Tietosuojaseloste

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) mukainen selvitys henkilötietojen käsittelystä.

Henkilötiedolla tarkoitetaan kaikkia tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön liittyviä tietoja; tunnistettavissa olevana pidetään luonnollista henkilöä, joka voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa erityisesti tunnistetietojen, kuten nimen, henkilötunnuksen, sijaintitiedon, verkkotunnistetietojen taikka yhden tai useamman hänelle tunnusomaisen fyysisen, fysiologisen, geneettisen, psyykkisen, taloudellisen, kulttuurillisen tai sosiaalisen tekijän perusteella.

Rekisterinpitäjä

Kouvolan Rautatie- ja Aikuiskoulutus Oy
Y-tunnus: 2644196-3
osoite: Kauppalankatu 13, 45100 KOUVOLA
p. 020 615 1223
sähköposti: krao@krao.fi

Tietosuoja-asioita koskevat yhteydenotot

Riikka Kaasalainen
p. +358 40 1594 057
sähköposti: riikka.kaasalainen@krao.fi

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröityä kehotetaan ottamaan yhteyttä edellä mainittuun yhteyshenkilöön.

Henkilörekisterin nimi

Kouvolan Rautatie- ja Aikuiskoulutus Oy:n asiakas- ja koulutusrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu sekä soveltuvilta osin rekisteröidyn suostumus.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on koulutuksen järjestäminen ja toteuttaminen sekä asiantuntijapalveluiden tuottaminen asiakkaille. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksiin kuuluvat opiskelijoiden suoritus- ja pätevyystietojen ylläpito sekä erilaisten opintoihin liittyvien todistusten ja raporttien tuottaminen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksiin kuuluvat asiakas- ja kumppanuussuhteiden ylläpito ja hallinta, asiakaspalvelu sekä asiakkaiden suuntaan tapahtuvan viestinnän ja markkinoinnin toteuttaminen, laskutus ja perintä. Henkilötietoja voidaan myös käyttää palaute- ja asiakaskyselyjen tekemiseen koulutustoiminnan kehittämiseksi.

Säännönmukaiset tietolähteet

Käsiteltävät henkilötiedot saadaan säännönmukaisesti seuraavista lähteistä:

Rekisteröidyltä itseltään:

• verkkolomakkeella
• sähköpostitse
• puhelimitse
• verkkomaksun yhteydessä
• koulutuksen osallistujaluettelosta

Tilaajaorganisaatiolta:

• verkkolomakkeella
• sähköpostilla
• puhelimitse

Tilaaja- ja kumppaniorganisaatioiden yhteyshenkilöiden, kouluttajien, työnopastajien ja näytön vastaanottajien tiedot saadaan asiakkaan yhteydenottojen, tarjouspyyntöjen, tilausten ja tehtyjen sopimusten yhteydessä sekä verkkolomakkeella.

Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterinpitäjä kerää rekisteröidyistä vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat olennaisia ja tarpeellisia tässä tietosuojaselosteessa selostettujen käyttötarkoitusten kannalta.

Rekisteröidyistä käsitellään seuraavia tietoja:

Koulutukseen ilmoittautuneiden tiedot:

• nimi
• työnantaja/muu tilaajaorganisaatio
• syntymäaika tai henkilötunnus
• sähköpostiosoite
• puhelinnumero
• kotiosoite (tarvittaessa)
• koulutustausta ja todistukset
• luvat ja suostumukset

Koulutukseen osallistumisesta syntyvät tiedot:

• koulutukseen osallistuvaa koskevat päätökset, läsnä- ja poissaoloa koskevat tiedot, arviointiedot, näyttökokeet, todistukset
• suoritustiedot
• myönnetyt pätevyydet ja kelpoisuudet sekä pätevyyksien ja kelpoisuuksien voimassaoloaika

Asiakas- ja kumppaniorganisaatioiden yhteyshenkilöiden, kouluttajien, työnopastajien ja näytön vastaanottajien tiedot:

• nimi
• työnantajatiedot
• sähköpostiosoite
• puhelinnumero

Henkilötietojen luovuttaminen

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti luovuteta ulkopuolisille.

Tietoja luovutetaan Liikenne- ja viestintävirastolle kuorma- ja linja-auton kuljettajan ammattipätevyyden jatkokoulutuksen rekisteröimiseksi. Luovuttaminen perustuu lakiin kuorma- ja linja-autonkuljettajien ammattipätevyydestä (16.3.2007/273). Luovutus tapahtuu sähköisesti viranomaisen lomakkeella. Luovutettavia tietoja ovat ammattipätevyyden jatkokoulutuksen suorittaneen nimi, henkilötunnus ja koulutuksen suorittaminen.

Tiedot opintojen edistymisestä tai keskeytymisestä opintoetuuksiin liittyen tietoja pyytäville viranomaisille.

Tietoja voidaan luovuttaa onnettomuustutkintaan liittyville viranomaisille (Turvallisuustutkintalaki 20.5.2011/525). Tietoja voidaan luovuttaa pyynnöstä Väylävirastolle.

Henkilötietojen siirrot kolmansiin maihin

Henkilötietoja ei siirretä EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Henkilötietojen suojaus

Sähköiset ylläpitojärjestelmät:

Sopro koulutus- ja asiakashallintajärjestelmä ja Priima verkko-oppimisympäristö

Rekisterit sijaitsevat rekisterinpitäjän palveluntuottajien palvelimilla Suomessa. Palveluntuottajat vastaavat järjestelmän teknisestä ylläpidosta ja suojauksesta osapuolten väliseen sopimukseen perustuen. Järjestelmien käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Eri käyttöoikeusryhmissä on määritelty erikseen tietojen luku-, kirjoitus- ja poisto-oikeudet.

Manuaalinen aineisto:

Manuaalisesti käsiteltävät asiakirjat säilytetään valvotuissa tiloissa ja/tai lukittavissa kaapeissa. Rakennuksessa on kulunvalvonta ja ovien lukitus.

Suojauksen periaatteet

Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja tavalla, jolla pyritään varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta.

Rekisterinpitäjä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia tämän tavoitteen varmistamiseksi, mukaan lukien palomuurien, salaustekniikoiden ja turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta, tietojärjestelmien käyttäjätunnusten huolellinen hallinta sekä henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön ohjeistaminen.

Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä työntekijöillä on työsopimuslain (55/2001) ja niitä täydentävien salassapitosopimusten perusteella vaitiolovelvollisuus rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista.

Tietojen säilytysaika

Rekisterinpitäjä käsittelee koulutukseen osallistuneiden henkilötietoja myönnetyn pätevyyden tai kelpoisuuden voimassaolon ajan. Tämän ajan päätyttyä rekisterinpitäjä anonymisoi tai poistaa tiedot kahden kuukauden kuluessa noudattamiensa poistoprosessien mukaisesti.

Asiakas- ja kumppaniorganisaatioiden yhteyshenkilöiden henkilötietoja säilytetään asiakas- ja kumppanuussuhteen elinkaaren ajan.

Rekisterinpitäjällä voi olla velvollisuus käsitellä joitakin rekisteriin kuuluvia henkilötietoja yllä todettua pitempään lainsäädännön tai viranomaisvaatimusten noudattamiseksi.

Profilointi

Henkilötietoja ei käytetä profilointiin tai muuhun automaattiseen päätöksentekoon.

Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja, ja jos käsitellään, oikeus saada kopio henkilötiedoistaan.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää, että häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot korjataan. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä toimittamalla tarvittavat lisätiedot.

Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää itseään koskevien henkilötietojen poistamista, jos

a. henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne on kerätty; tai

b. henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus rajoittaa itseään koskevien henkilötietojen käsittelyä, jos

a. rekisteröity kiistää henkilötietojensa paikkansapitävyyden;

b. käsittely on lainvastaista, ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista; tai

c. rekisterinpitäjä ei enää tarvitse henkilötietoja käsittelyn alkuperäisiin tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat ja hänen itse toimittamansa henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Henkilötietoasioiden kansallisena valvontaviranomaisena on oikeusministeriön yhteydessä toimiva tietosuojavaltuutetun toimisto. Sinulla on oikeus saattaa asiasi valvontaviranomaisen käsiteltäväksi, jos katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan sitä koskevaa lainsäädäntöä.

Tietosuojakäytäntöjen muuttaminen

Rekisterinpitäjä kehittää toimintaansa jatkuvasti ja voi sen johdosta joutua tarpeen mukaan muuttamaan ja päivittämään tietosuojakäytäntöjään. Muutokset voivat perustua myös tietosuojaa koskevan lainsäädännön muuttumiseen.

Mikäli muutokset pitävät sisällään uusia tarkoituksia henkilötietojen käsittelylle tai muutoin muuttuvat merkittävästi, rekisterinpitäjä ilmoittaa niistä etukäteen ja pyytää tarvittaessa suostumuksen.